Accounts Receivable Manager

Objetivo del cargo:

La Accounts Receivable Manager será  la encargada de gestionar, controlar y supervisar la cartera de los clientes, garantizando una oportuna captación de recursos para la salud financiera de la empresa.

Verificar los créditos generados y el registro de clientes asegurando que cumplan con los requisitos establecidos por la empresa.

Descripción del cargo:

·        Proceso al que pertenece: Contable y financiero – Administrativo  

·        Dependencia: Administrativo

·        Supervisor: Finance and Administration Manager

·        Subordinados: NA

·        Formación: Profesional en ciencias económicas, administrativas o contables.  

·        Experiencia laboral: 5 – 10 años de experiencia en áreas similares.

·        Disponibilidad de viajar: No.

·        Idiomas: Inglés avanzado.

·        Habilidades: Servicio al cliente, conocimientos financieros y contables, organización, buena retención de información, capacidad de análisis, comunicación.

·        Relaciones del cargo: cliente interno y externo (clientes).  

Funciones generales:

1.   Gestionar el cobro oportuno de facturas pendientes por parte de los clientes, asegurando un flujo de recursos para la compañía.

2.   Hacer seguimiento a los depósitos generados por los clientes ya sea a través de la recepción de cheques, o el soporte de pago del cliente.

3.   Mantener comunicación con el equipo comercial, financiero y contable sobre el cobro de clientes, los inconvenientes generados, así como créditos que se presenten para mantener la cartera en orden.

4.   Aplicar los pagos generados por los clientes en los sistemas contables de la empresa (Vida 18 – Quickbooks) para llevar el registro de cada cliente.

5.   Procesar los pagos con tarjeta de crédito para los clientes correspondientes, verificando que todas las facturas sean canceladas por el cliente sin excepción.

6.   Hacer seguimiento y aceptar los créditos generados por el área comercial a los clientes, con el fin de realizar el ajuste en las facturas y generar los cobros correspondientes.

7.   Enviar mensualmente los estados de cuenta a los clientes con el fin de notificar sobre cobros pendientes o el comportamiento de la cuenta en el periodo enviado. 

8.     En los casos que se requiera, enviar las facturas y PODs a los clientes para que el cliente pueda validar los montos a pagar con sus respectivos soportes.

9.   Reportar y gestionar con CH Robinson los reclamos o créditos que se generan por alguna falla en el servicio prestado.

10. Realizar el proceso de registro y verificación de documentación y referencias para los nuevos clientes de la empresa, verificando el tipo de cliente, las condiciones de cobro y demás requerimientos estipulados desde el rol para la apertura de cuenta.

11.  Apoyar al área comercial en el diligenciamiento de formatos para el registro de nuevos clientes o renovación de datos de clientes existentes.

12. Asegurar la cartera de los clientes que cuentan con cupo de crédito a través del proveedor definido para dicho propósito.

13.  Renovar las pólizas de seguro de los empresas, así como los trámites requeridos para la renovación.

14. Reportar las ventas generadas en Estados Unidos y Canadá como requerimientos legales ante las entidades competentes para dicho proceso.

15. Gestionar anualmente la renovación de identidad de las empresas en Estados Unidos.

16. Generar el reporte de “Aging” (Cartera vencida) a la Gerente Financiera y Administrativa y al Gerente general para hacer seguimiento del estado de las cuentas por cobrar.

17. Generar el reporte contra fraude “Positve Pay” para verificar que los cheques generados.

18.  Generar informes para la Gerencia relacionados con el crédito y cartera para la toma de decisiones. Prepara y lidera las reuniones de cartera semanales.

Indicadores del cargo:

·        Puntualidad en la presentación de informes

·        Calidad de la información

·        Optimización de procesos

·        Rotación de cartera